Der Aufbau einer Handelsgemeinschaft scheitert häufig noch an der unkoordinierten Kommunikation zwischen den Parteien. Oft kontaktieren die Anwender ihre Partner im Vorfeld, während der Outsourcer davon nichts weiß und ebenfalls Kommunikationsmaßnahmen startet. Zuständigkeiten müssen deshalb im Vorfeld abgeklärt sein, damit die Umstellung reibungslos erfolgen kann.

Outsourcing heißt nicht, die Verantwortung komplett an den Provider abzugeben. Besonders bei Schnittstellen in das ERP-System bleibt immer noch ein Quäntchen Zuständigkeit beim Anwender. Auch müssen die Parteien Ansprechpartner und Mittler benennen, die bei Störungen sofort reagieren und die Informationen in die entsprechenden Abteilungen vermitteln.