Mit der Software Keep in Mind der Firma Ontaris sollen Informationen einfach und zeitsparend zusammen geführt und übersichtlich strukturiert werden können, was vom Anbieter als ein unkompliziertes und effizientes Informationsmanagement bezeichnet wird. Die Software kann laut Hersteller jede Information aufnehmen, egal welchen Ursprungs und welchen Formats sie ist, und führt sie mit bereits vorhandenen Informationen zusammen. Die Informationen können sowohl aus Microsoft Outlook, Word, Excel PowerPoint oder auch Visio kommen. Sowohl PDF-Dateien als auch Texte und Bilddateien können importiert, archiviert sowie exportiert werden. Die Dateien und E-Mails werden in einer Datenbank strukturiert. Direkt aus Outlook heraus können eingehende und ausgehende E-Mails komplett mit Anhang in der jeweiligen Datenbank abgelegt werden. Der Anwender soll dabei die eigentliche Struktur der Datenbank bestimmen können, wodurch alle Information individuell, übersichtlich und aktuell dargestellt sein sollen. Eine Volltextsuche erleichtert das Auffinden von bestimmten Dateien. Das Produkt soll auf diese Weise eine logisch nachvollziehbare und daher leicht verständliche Struktur für die Informationen zur Verfügung stellen können. Diese Struktur lässt sich individuell an die Anforderungen anpassen, sodass Informationen schnell und einfach eingeordnet und gefunden werden können. Die Lösung verfügt nach Herstellerangaben über einfach zu bedienende, nützliche Funktionen, die die tägliche Arbeit aktiv unterstützen können. So kann die Lösung die Voraussetzung für die einfache Unterscheidung zwischen relevanten und irrelevanten Informationen sowie die aktive Verwertung der wichtigen Informationen schaffen. Dadurch können die Arbeitsprozesse effizienter ablaufen. Neben den zwei unterschiedlichen Versionen Keep in Mind 2004 Standard und Keep in Mind 2004 Business bietet der Hersteller Ontaris nach eigenen Angaben als Erweiterungen den Keep in Mind 2004 WebViewer sowie den Keep in Mind 2004 Linker für Mindjet MindManager 6 Pro an. Mit diesen beiden Anwendungen kann Keep in Mind 2004 je nach Bedarf an den Informations-Workflow innerhalb der Organisation angepasst werden. (fms/na)
