Überschreibt man mit jedem neuen Backup die alten Daten, so können dadurch wichtige Unterlagen verloren gehen. Zu kurze Sicherungsphasen sollten daher vermieden werden, denn nur zu oft löscht man versehentlich Daten, die erst Wochen später relevant werden. Vor allem beim täglichen Emailverkehr können Arbeitsanweisungen oder Memos schnell nach dem Lesen in den Mülleimer wandern und wer seine Backups einmal wöchentlich überschreibt, kann diese Daten komplett verlieren. Lästige Nachfragen beim Absender sind dann an der Tagesordnung und die Zusammenarbeit leidet in einigen Fällen nachhaltig darunter. Daher ist es sinnvoll, nicht alle Daten komplett bei einem Backup zu speichern und wöchentlich zu überschreiben. Einzelne Ordner, deren Inhalte sich nur selten verändern, können zugunsten von Emailordnern oder täglich wechselnden Dokumenten bei jedem zweiten Backup ausgelassen werden. Damit verkürzt man die Zeit, die ein Backup benötigt und gleichzeitig schafft man Platz auf dem externen Datenträger, der sinnvoller verwendet werden kann. Jedes Backup sollte zudem mit Datum versehen werden, damit man bei der Datensuche das Blättern in den verschiedenen Unterordern vermeiden und schnell die gesuchten Unterlagen finden kann. Zu kurze Sicherungsphasen belasten zudem den externen Datenträger ebenso wie eine interne Festplatte und auch der USB- Stick oder die externe Festplatte können beim stetigen Löschen und Wiederbeschreiben Schaden nehmen. Wer beobachtet, welche Daten täglich verändert werden und welche Ordner lange unberührt bleiben, kann die optimalen zeitlichen Abstände zur Datensicherung wählen und so die größtmögliche Sicherheit in diesem immer wichtiger werdenden Bereich des Arbeitsalltags erreichen.
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